Pandemian aiheuttamat poikkeusolot veivät useat työtehtävät kerralla verkkoon. Etätyö tuo tekijöilleen uudenlaisia hyötyjä ja haasteita, mutta yksi asia on varmaa: vaikka työn voisi suorittaa etäältä, tulee ihmiset pitää lähellä. Vain jatkuva ja avoin kommunikaatio tiimissä ylläpitää tehokasta työskentelyä. Listasimme luovan kommunikaation ylläpitämiseksi neljä keinoa, joilla helpottaa onnistumista työtavoitteissa.

1. Aikataulutus ja työnjako

Etätyö antaa yksilölle vapaamman aikaikkunan työtehtävien suorittamiseen. Työskentelyn tehokkuuden kannalta on tärkeää aikatauluttaa ryhmässä suoritettavaa tehtävää ja sopia selkeä työnjako. Hyvä työnjako auttaa keskittämään yksilön resurssit ja fokuksen paremmin tietyn tehtävän suorittamiseen. Näin ryhmän jäsenillä on jatkuva mahdollisuus osallistua, opastaa, kommentoida ja kommunikoida keskenään. Yhtenäisten aikataulujen avulla voidaan delegoida tekemättömiä tehtäviä ja auttaa kollegoita, jotta koko työryhmä ja projekti pysyvät tavoitteiden mukaisessa aikataulussa.

2. Visuaalinen viestintä

Kommunikoinnin määrän lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota sen laatuun. Esimerkiksi markkinoinnin ja viestinnän alalla sanallisen viestin ohella visuaalisuudella on tärkeä tehtävä sanoman iskostumisessa. Tämä pätee yhtälailla yrityksen ulkoisessa- kuin sisäisessä viestinnässä. Havainnekuvien ja visuaalisten kiteytysten, kuten kanvaasien ja infograafien käyttö on toimiva ratkaisu yrityksen viestiessä kuluttajille. Samaa toimintamallia on syytä käyttää myös sisäisessä viestinnässä. Palavereissa tai kokouksissa näytön jakaminen auttaa jokaista osallistujaa hahmottamaan paremmin prosessin ja sen osat. Ilmaisia kanavia videokokouksiin ja näytönjakamiseen ovat mm. Skype ja Google Hangouts, sekä nyt erityisesti pinnalla olevat Microsoft Teams ja Zoom. Kanvaasien tekemistä voi kokeilla maksutta muun muassa PowerPointissa tai verkossa canva.com-sivustolla.

3. Jatkuva palaute ja yhteiset tavoitteet

Asiakirjoja ja muistilistoja kannattaa jakaa työryhmän kesken jatkuvasti päivittyvinä online-tiedostoina. Näin jokainen on reaaliajassa tietoinen jo tehdystä ja seuraavaksi tehtävästä toimesta, ja työyhteisön jäsenet kulkevat yhteisiä tavoitteita kohti. Online-tiedostoja pystyy myös muokkaamaan useampi henkilö samanaikaisesti, omien päätteiden kautta. Tämä tarjoaa hyvän mahdollisuuden kommenttien ja palautteen antamiselle mahdollisimman usein. Tiedoston jakamista online-versiona tarjoavat ilmaiseksi lukemattomat pilvipalvelut, kuten esimerkiksi Googlen Drive ja Microsoftin OneDrive.

4. Uusien ohjelmien ja kanavien käyttöönotto

Uusien ohjelmien käyttöä ei kannata jännittää, sillä useimmat niistä on tehty käyttäjäystävällisiksi. Tärkeintä on valita omaan käyttötarkoitukseen parhaiten soveltuva alusta ja varmistaa, että myös kollegat osaavat hyödyntää saman alustan ominaisuuksia. Yhdessä työskentely helpottuu ja tehostuu, kun käytetyt ohjelmat kommunikoivat hyvin keskenään. Ohjeiden laatiminen, alustojen käyttökoulutus sekä tarvittava tuki maksavat itsensä takaisin hyvällä ja tehokkaalla työilmapiirillä. Työteho paranee, kun koko organisaatio noudattaa samaa suunnitelmaa ja käyttää ketterästi samoja työkaluja.

Järkevästi rakennettu verkosto ja saumaton yhteistyö etätyössä ovat avainroolissa yritettäessä selättää pandemia mahdollisimman vähäisin taloudellisin tappioin.